Das besondere an uns?
Ganz einfach
Hoch Spezialisiert
360° Blick
Langjährige Markterfahrung
Wir schaffen Transparenz um fundiert handeln zu können.
Hochgradig spezialisiert, vielseitig kompetent.
Strukturen im Detail verstehen
Am Anfang unserer Arbeit steht die gründliche Analyse der aktuellen Output- & IT-Infrastruktur und der damit zusammenhängenden Prozesse und Kosten. Dies versetzt uns in die Lage eine Ersteinschätzung der bestehenden Strukturen und Workflows zu geben und im Rahmen einer Vorstudie eine Empfehlung für das weitere Vorgehen auszusprechen. Dabei werden die Prozesse des Unternehmens identifiziert, beschrieben und konsequent an den Anforderungen der Kunden ausgerichtet.
Datenerfassung
Im Rahmen einer Vor-Ort Begehung inventarisieren wir den bestehenden Gerätepark detailliert anhand einer standardisierten Check-Liste. Je nach Aufgabenstellung kann die Erfassung zusätzlich durch weitere individuelle Vorgaben wie Prozess- und Workflowanalysen oder CO2 Fußabdruck ergänzt werden. Page-Tracking Software und Anwenderbefragungen (persönliche/online) ergänzen diese Dienstleistung.
Auswertung
Die erfassten Daten werden in unsere Datenbank eingespeist und ausgewertet. Darüber hinaus werden Gebäudepläne visualisiert um einen detaillierten Überblick der aktuellen Struktur zu erhalten. Analysierte Prozesse werden mit Hilfe einer Prozesslandkarte grafisch dargestellt darüber hinaus, werden die gewonnenen Erkenntnisse aus den Workshops betriebswirtschaftlich bewertet und aufbereitet.
Konzeptionierung
Basierend auf den erhobenen Daten wird ein auf die Anforderungen zugeschnittenes Optimierungskonzept – das neue Fleet-Design - entwickelt. Dies berücksichtigt den konkreten Druckbedarf und kundenspezifische Vorgaben. Darüber hinaus leitet sich davon ein standardisierter Warenkorb ab. Je nach Anforderung des Kunden entwickeln wir eine spezielle Druckerrichtlinie (Print Policy). Diese berücksichtigt bei Bedarf selbstverständlich auch alle Vorgaben zum Thema Klimaschutz und CO2 Reduktion. Die Ergebnisse werden zusammen mit den exakten Berechnungen aller direkten und indirekten Kosten in einem detaillierten Analysebericht zusammengefasst. Darin werden auch die konkreten Einsparungspotenziale aufgezeigt.
Wir schaffen nachhaltige Konzepte
Basierend auf den erhobenen Daten wird ein auf die Anforderungen zugeschnittenes Optimierungskonzept entwickelt. Dies beinhaltet nicht nur betriebswirtschaftliche Gesichtspunkte, sondern auch technische sowie prozessuale Verbesserungen. Denn nur eine optimierte und konsequent auf das Unternehmen ausgerichtete IT-Infrastruktur ist die Basis für effiziente und innovative Geschäftsprozesse die letztendlich der Garant für Ihren Unternehmenserfolg sind.
Methodik
Bei unserer Methodik suchen wir nach Möglichkeiten, um Strukturen zu standardisieren, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Prozesse zu optimieren. Ziel ist es, eine eindeutige Aussage zu treffen, mit welchen Maßnahmen und welchem konkreten Einsparpotenzial das Konzept realisiert werden kann.
Strategie
Als Experten kennen wir die Herausforderungen zukünftiger komplexer IT Infrastrukturen. So berücksichtigen diese auch globale Delivery-Modelle, die digitale Transformation bis hin zu modernen Cloud-Services. Im Blick steht immer die Integration eines modernen skalierbaren Businessmodells, welches sich flexibel auf die zukünftigen Herausforderungen des Unternehmens integrieren lässt.
Beratung
Unsere Spezialisten entwickeln eine optimierte IT-Security Strategie um mögliche Gefahrenpotenziale in der zukünftigen Kunden Output – und IT Infrastruktur zu senken und die Datensicherheit zu verbessern. Auch helfen wir Ihrem Unternehmen oder öffentliche Einrichtung den individuellen CO2-Fußabdruck zu minimieren. So konnten wir die Umweltbilanzen unserer Klienten um bereits mehrere tausende Tonnen CO2 entlasten dank über 95.000 eingesparter Output Systeme.
Wissen, was man benötigt
Nur wer genau weiß, was er braucht, ist auch in der Lage eine bedarfsoptimierte Ausschreibung durchzuführen. Dabei ist es ganz gleich, ob es sich um ein Einzelunternehmen, einen Konzern oder einen öffentlichen Träger handelt. Dabei erstellen wir kundengerechte Leistungsverzeichnisse und berücksichtigen die unternehmensspezifischen Gegebenheiten und Anforderungen.
Entwicklung einer Beschaffungsstrategie
Ist geklärt, welche Outputinfrastruktur gebraucht wird, geht es an die Auswahl der in Frage kommenden Anbieter. Hierbei sind neben den technischen Möglichkeiten der Geräte insbesondere die genauen Serviceleistungen und Vertragsmodalitäten festzulegen.
Ausarbeitung Ausschreibungsunterlagen
Damit die Angebote auch vergleichbare Ergebnisse erbringen, erstellen wir professionelle Ausschreibungsunterlagen. Insbesondere für Öffentliche Auftraggeber berücksichtigen wir die UVgO & landesspezifische Verordnungen sowie die aktuelle EU Ausschreibungsrichtlinien gemäß UfaB IV. Hierbei steht Ihnen unser spezielles Kompetenzteam zur Verfügung.
Systematische Entscheidungsfindung
Um eine optimale Entscheidung treffen zu können, braucht es klare Bewertungskriterien. Wir erstellen hierfür eine kundenspezifische Entscheidungsmatrix, die wir auf Wunsch ebenfalls gemäß UfaB IV auswerten. Darüber hinaus unterstützen wir unsere Kunden indem wir Bieteranfragen koordinieren und beantworten und bei Bedarf an Verhandlungen teilnehmen. Hierbei unterstützen uns Juristen aus unserem soliden Partnernetzwerk.
Professionelles Projektmanagement einsetzen
Nach der Entscheidung über den oder die zukünftigen Lieferanten ist die Realisierung des Projektes punktgenau zu planen, um Störungen in den Abläufen oder Verzögerungen im Unternehmen zu vermeiden. Hierbei gilt es die Lieferbedingungen der Hersteller, die Leistungsfähigkeit der IT-Abteilung sowie den gewünschten Umstellungszeitpunkt zu koordinieren und die Zeitvorgaben zu überwachen. Unsere erfahrenen Projektmanager planen Projekte punktgenau, koordinieren Lieferanten, IT-Abteilungen und andere Dienstleister. Darüber hinaus übernehmen sie auf Wunsch die gesamte Dokumentation. Als Schnittstelle zwischen allen Beteiligten kennen wir die Anforderungen und mögliche Schwierigkeiten. Und wir wissen, wie im Fall der Fälle zu reagieren ist.
Erstellung Implementierungsplan
Ein durchdachtes Timing ist die Grundlage des Projekterfolges. Dabei sind auch unerwartete Schwierigkeiten mit einzukalkulieren und Alternativen vorzubereiten. Dank unserer langjährigen Planungserfahrung sind wir in der Lage detaillierte Planungen zu erstellen, die später auch wirklich eingehalten werden können.
Koordinierung aller Beteiligten
Für einen reibungslosen und gelungenen Rollout ist es wichtig, dass die Schnittstellen zwischen Lieferant/Hersteller, IT-Abteilung und anderen Partnern optimal stimmen. Unsere Spezialisten achten darauf, dass alle Beteiligten Ihre Aufgaben erfüllen und das Projekt optimal läuft.
Überwachung Zeitplan
Unsere Projektmanager erstellen einen detaillierten Zeitplan und überwachen dessen Einhaltung. Gibt es Verzögerungen, informieren sie frühzeitig, bieten alternative Lösungswege oder leiten entsprechende Maßnahmen ein.
Einsparungen nachhaltig sichern
Unternehmen sind dynamische Organisationen und unterliegen ständigen Veränderungen. Ist eine Optimierung durchgeführt bedeutet Stillstand Rückschritt. Nur die kontinuierliche Prüfung und Pflege der neuen Struktur sichert den nachhaltigen Erfolg der Maßnahme. Unsere kontinuierlichen Beratungsleistungen umfassen die Prüfung und Verbesserung der ursprünglich ergriffenen Maßnahmen (Continous Improvement Process) sowie eine fortwährende Leistungsverbesserung zur Anpassung an neue Kundenanforderungen und technologischen Fortschritt. Bei der proaktiven Überwachung haben wir veränderte Rahmenbedingungen ebenso im Blick wie konstante vertragliche Vorgaben und anderes mehr.
Überwachung des neuen Status Quo
Damit die durchgeführte Optimierung nachhaltig wirkt ist es wichtig, sie kontinuierlich zu überwachen und Veränderungen entsprechend zu optimieren. Dafür entwickeln wir unsere eigenen Tools wie FleetWatch™ permanent weiter.
Veränderungen berücksichtigen
Neues Personal, Umstrukturierungen und veränderte Abteilungen haben enorme Auswirkungen auf den Bereich Output-Management und die Druckkosten. Um dauerhaft von einer optimierten Infrastruktur zu profitieren ist es wichtig, jede Veränderung durchdacht zu integrieren. Darüber hinaus können auch Marktveränderungen, neue Gerätemodelle und geänderte Lieferbedingungen dazu führen, dass eine Anpassung der Strategie notwendig wird.
Proaktives Management
Nach der Optimierung der Outputinfrastruktur können weiterführende Maßnahmen helfen, unnötige Drucke zu vermeiden. Wir beraten unsere Kunden bei der Identifizierung von nachhaltigen Lösungsansätzen zur weiteren Druckkostenvermeidung. Hierbei betrachten unsere Spezialisten den gesamten Dokumentenprozess und deren Schnittstellen im Unternehmen, um weitere Optimierungspotenziale zu lokalisieren.
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